24. februar 2020 gikk alarmen i Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO). En bekymret byråkrat i Helsedepartementet hadde ringt. Landet trengte næringslivets hjelp til å sikre tilgang på smittevernutstyr som kunne finnes i, eller lages av norske bedrifter. Samme uke satt vi vår beredskapsstab. Dette er min oppsummering av 16 måneder med beredskapsledelse i NHO.
Gjennom hele pandemiperioden har vi drevet kriseledelse fra en sentral beredskapsgruppe i NHO. Det betyr, i hovedsak, ledelse av beredskapsarbeidet for de over 800 ansatte i NHO-fellesskapet, i Næringslivets Hus og ved våre ti regionkontor. I tillegg har beredskapsgruppa gjennomført en rekke koronawebinar for NHO-medlemmer gjennom pandemien. Mer om det senere.
Når korona-pandemiens klamme grep går mot slutten i Norge og før det blir glemt oppsummerer jeg her litt av det vi har gjort og det jeg har lært. Skal erfaringene ha verdi må den systematiseres, deles og diskuteres. Det er på den måten vi kan møte neste krise bedre forberedt enn den siste.
Sett stab og samarbeid
Da vi satt vår stab i NHO, var det fortsatt to uker før Norge «stengte ned» 12. mars 2020. Vi hadde en operativ kriseledelse og risikoreduserende tiltak på plass fra første dag. Vi var ikke først med å se at krisen ville treffe, men vi var langt fra sist.
Det er en viktig lærdom at mange av NHOs medlemsbedrifter innen olje og gass, matvareproduksjon, råvareeksport, rådgivning og telekommunikasjon hadde identifisert trusselen for sin virksomhet og sine ansatte for mange måneder siden. Dette mener jeg alle må lære av. Vi må etablere bedre nettverk i næringslivet og mot norske myndigheter for å møte neste pandemi og neste krise. Summen av informasjon og ressurser må utnyttes bedre slik at vi kan møte sammensatte trusler tidligere og mer koordinert.
Ta initiativet
I begynnelsen var informasjonsbehovet enormt både internt og eksternt. Vi gjennomført vårt første medlemsmøte om korona 2. mars 2020. På det tidspunktet føltes det litt vel offensivt å «tromme sammen» medlemmer til et beredskapsmøte om et influensalignende virus. Det skulle vise seg helt avgjørende å ta dette initiativet i en pandemi som ble så stor og langvarig.
Sammen med Helsedepartementet, Helsedirektoratet, FHI, Brønnøysundregistrene og mange andre har vi arrangert 35 koronaseminar for våre medlemmer. Det første var et fysisk møte. De 34 påfølgende har alle vært digitale. Skal du lede må du gå foran og sette kursen! Og du må regne med å gjøre det på en annen «plattform» enn det du hadde tenkt.
Krisen treffer alle, men oppleves personlig
En krise som korona-krisen er på alle måter uvanlig. At den har vært så omfattende, langvarig og rammet oss alle er svært spesielt.
Når krisen varer så lenge som denne skal vi alle gjennom ulike faser. Det krever løpende kommunikasjon, større tilgjengelighet på kriseledelsen og mer dialog for å sikre at krisens lange varighet ikke tærer på tillit, beredskapsledelsen troverdighet og samarbeidet.
Gjør investeringer i beredskaps- og kommunikasjonssystemer
I vår organisasjon gikk diskusjonen om innføring av nytt intranett over mange år før pandemien. Vi hadde vært så nær å innføre Facebook-løsningen «Workplace» at ballongene var kjøpt inn til kickoff-arrangementet. Av gode grunner ble beslutningen utsatt så lenge at fest-ballongene med Facebook-logo var morkne da systemet ble innført høsten 2019. Det var altså lovlig sent å få på plass en bedre løsning enn et 90-talls intranettet vårt, men det kom i tide! Hadde vi ikke hatt en effektiv, lettvint og godt innarbeidet løsning for interninformasjon ville vi hatt store utfordringer i det interne beredskapsarbeidet.
I tillegg til Workplace har vi investert i beredskapssystemet CIM fra F24. Dette oppgraderer vi nå med bakgrunn i erfaringene fra koronaen slik at vi kan møte nye utfordringer i fremtidige kriser med et varsling og styringssystem for beredskapshendelser.
Tegneserie som hjelp
Vi har kommunisert svært hyppig til våre ansatte via allmøter og Workplace gjennom hele pandemien. Ganske tidlig hadde vi «brukt opp» den klassiske virus-illustrasjonen som «alle» brukte. Vi har publiserte et svært høyt antall interne innlegg om gjeldende interne smittevernregler, regler for kontorbruk og vurderinger for kommende periode. Med et snitt på syv interne info-innlegg i måneden måtte vi ha noe som fanget oppmerksomheten, som viste utvikling og som var gjenkjennbart.
Løsningen var å engasjere tegneserie-skaper Jens K. Styve som fast bidragsyter. Gjennom pandemien har han levert femten illustrasjoner hvor ideer er skapt sammen gjennom drodling av ideer med Jens som illustratør. Den mest brukte setningen har vært: «Tror du at du kunne illustrert at det kan bli krevende og…?». Jens har levert stilsikkert og vist hvorfor han er en av landets beste tegneserieskapere.
Om det har vært nødvendig med en egen «hustegner» skal jeg ikke si, men for vår organisasjon har illustrasjoner som er brukt i presentasjoner, Workplace-kommunikasjon og leder-kommunikasjon fungert svært godt.
Jeg tror på ingen måte vår kriseledelse har vært tegneserieaktig og jeg mener vi har gjort mye mer riktig enn feil underveis. Uansett har det vært en stor styrke å ha et skikkelig blikkfang og noe som med et skråblikk kan være støttende til skriftlig og muntlig kommunikasjonen over tid.
Gjør det du kan for å være i forkant
En kriseledelse må til enhver tid ha oversikt over konsekvenspotensialet i krisen. Det vil si tenke «hva om» og «i verste fall». Det må gjøres også over en pandemi som strekker seg over 16 måneder. Å ha en kjernegruppe i kriseledelsen som møtes ofte og som stadig utfordrer hverandre er viktig! Kriseledelsen og – staben har diskutert neste mulige hendelser, våre tiltak og våre posisjoner. Det har vært ekstremt nyttig. Særlig i en kriseledelse som har vart så lenge har det vært viktig å sikre at vi ikke glipper på store og små endringer i situasjonen.
Vi har endret litt på medlemmer av beredskapsstaben, men hatt en solid kjerne med HR, eiendom, kommunikasjon og virksomhetsstyring i ledelse og operativ gruppe. Hos oss har det fungert svært godt. I tillegg har vi hatt koordineringsgrupper med representanter for ulike deler av NHO-familien som i perioder har møttes flere ganger i uken. I andre perioder har «koronakoordineringsgruppen» møttes en til to ganger pr. måned.
Ta beslutninger
Kriseledelse handler om å ta valg basert på den kunnskap du har, de ressurser du besitter og de scenario du anser som mest sannsynlig. Ofte må du treffe valg på et begrenset beslutningsgrunnlag, men valgene må tas. Jeg er overbevist om at den beste beslutningen vi har tatt på 16 måneder var å sette krisestab 28. februar. Uten en slik beslutning hadde vi vært for sen inn i det meste våren 2020 og vi ville hatt en betydelig svakere tillit til vår kriseledelse og -kommunikasjon internt og eksternt.
I sum er inntrykkene mange og erfaringene like tallrike som det har vært oppturer og nedturer gjennom pandemien. Det viktigste jeg sitter igjen med har jeg oppsummert i denne bloggteksten. Mye handler om strukturer, planer, systemer og organiserer. Samtidig er ledelse som ligge i forkant, som sikrer at organisasjonen samarbeider godt og som kommuniserer hyppig og systematisk kanskje det aller viktigste. Det er noe som må øves og utvikles over tid og ikke kan kjøpes eller hurtig innføres når krisen treffer. Ikke alt har vært perfekt, men mye har vært bra. Og som en god tegneserie har det vært både alvor og latter gjennom en lang beredskapsperiode.
Jeg håper det nå går mot slutten og vi snart kan oppløse beredskapsledelsen og -staben, men om vi igjen må stramme til får vi sende Jens K. Styve en ny melding og be om en ny tegning.
Hva med deg? Hva har du lært? Har du noen erfaringer å dele? Hva mener du har vært mest lærerikt under koronapandemien?
