Stikkord: tillit

Tegneserie-ledelse

Det går mot en ny normal, men det kan fortsatt bli tøffe tider. Illustrasjon Jens. K Styve

24. februar 2020 gikk alarmen i Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO). En bekymret byråkrat i Helsedepartementet hadde ringt. Landet trengte næringslivets hjelp til å sikre tilgang på smittevernutstyr som kunne finnes i, eller lages av norske bedrifter. Samme uke satt vi vår beredskapsstab. Dette er min oppsummering av 16 måneder med beredskapsledelse i NHO.

«Vi trenger et bilde som illustrerer at viruset henger over ryggen vår. Kan du fikse det?» Illustrasjon: Jens K. Styve

Gjennom hele pandemiperioden har vi drevet kriseledelse fra en sentral beredskapsgruppe i NHO. Det betyr, i hovedsak, ledelse av beredskapsarbeidet for de over 800 ansatte i NHO-fellesskapet, i Næringslivets Hus og ved våre ti regionkontor. I tillegg har beredskapsgruppa gjennomført en rekke koronawebinar for NHO-medlemmer gjennom pandemien. Mer om det senere.

Vi har snakket mye internt om samhold, kollegastøtte og lederrollen fra hjemmekontor. Illustrasjon: Jens K. Styve

Når korona-pandemiens klamme grep går mot slutten i Norge og før det blir glemt oppsummerer jeg her litt av det vi har gjort og det jeg har lært. Skal erfaringene ha verdi må den systematiseres, deles og diskuteres. Det er på den måten vi kan møte neste krise bedre forberedt enn den siste. 

«Kan du fikse et bilde hjemmekontor med hjemmeskole, hjemmebarnehage og en full jobbhverdag?» Illustrasjon Jens K. Styve

Sett stab og samarbeid

Da vi satt vår stab i NHO, var det fortsatt to uker før Norge «stengte ned» 12. mars 2020. Vi hadde en operativ kriseledelse og risikoreduserende tiltak på plass fra første dag. Vi var ikke først med å se at krisen ville treffe, men vi var langt fra sist.

Det er en viktig lærdom at mange av NHOs medlemsbedrifter innen olje og gass, matvareproduksjon, råvareeksport, rådgivning og telekommunikasjon hadde identifisert trusselen for sin virksomhet og sine ansatte for mange måneder siden. Dette mener jeg alle må lære av. Vi må etablere bedre nettverk i næringslivet og mot norske myndigheter for å møte neste pandemi og neste krise. Summen av informasjon og ressurser må utnyttes bedre slik at vi kan møte sammensatte trusler tidligere og mer koordinert.

Vaksinene kommer frem etter vitenskapelige gjennombrudd og samarbeid mellom offentlige aktører og private selskaper. Illustrasjon: Jens K. Styve

Ta initiativet

I begynnelsen var informasjonsbehovet enormt både internt og eksternt. Vi gjennomført vårt første medlemsmøte om korona 2. mars 2020. På det tidspunktet føltes det litt vel offensivt å «tromme sammen» medlemmer til et beredskapsmøte om et influensalignende virus. Det skulle vise seg helt avgjørende å ta dette initiativet i en pandemi som ble så stor og langvarig.

Følelsen av å snakke til en tom sal er spesiell, men alt blir bedre med øvelse. Illustrasjon Jens K. Styve

Sammen med Helsedepartementet, Helsedirektoratet, FHI, Brønnøysundregistrene og mange andre har vi arrangert 35 koronaseminar for våre medlemmer. Det første var et fysisk møte. De 34 påfølgende har alle vært digitale. Skal du lede må du gå foran og sette kursen! Og du må regne med å gjøre det på en annen «plattform» enn det du hadde tenkt.

Nærmere jul 2020 trengte vi noe som viste at dette kom til å ordne seg. At vaksinene var på vei og at alt kom til å bli bra. Illustrasjon Jens K. Styve

Krisen treffer alle, men oppleves personlig

En krise som korona-krisen er på alle måter uvanlig. At den har vært så omfattende, langvarig og rammet oss alle er svært spesielt.

Når krisen varer så lenge som denne skal vi alle gjennom ulike faser. Det krever løpende kommunikasjon, større tilgjengelighet på kriseledelsen og mer dialog for å sikre at krisens lange varighet ikke tærer på tillit, beredskapsledelsen troverdighet og samarbeidet.

Vi illustrerte ventingen på gjenåpning slik sammen med Jens K. Styve

Gjør investeringer i beredskaps- og kommunikasjonssystemer

I vår organisasjon gikk diskusjonen om innføring av nytt intranett over mange år før pandemien. Vi hadde vært så nær å innføre Facebook-løsningen «Workplace» at ballongene var kjøpt inn til kickoff-arrangementet. Av gode grunner ble beslutningen utsatt så lenge at fest-ballongene med Facebook-logo var morkne da systemet ble innført høsten 2019. Det var altså lovlig sent å få på plass en bedre løsning enn et 90-talls intranettet vårt, men det kom i tide! Hadde vi ikke hatt en effektiv, lettvint og godt innarbeidet løsning for interninformasjon ville vi hatt store utfordringer i det interne beredskapsarbeidet.

I tillegg til Workplace har vi investert i beredskapssystemet CIM fra F24. Dette oppgraderer vi nå med bakgrunn i erfaringene fra koronaen slik at vi kan møte nye utfordringer i fremtidige kriser med et varsling og styringssystem for beredskapshendelser.

Vi var klar med en gjenåpningsplan. Nå trengte vi bare en dato fra Regjeringen . Illustrasjon Jens K. Styve

Tegneserie som hjelp

Vi har kommunisert svært hyppig til våre ansatte via allmøter og Workplace gjennom hele pandemien. Ganske tidlig hadde vi «brukt opp» den klassiske virus-illustrasjonen som «alle» brukte. Vi har publiserte et svært høyt antall interne innlegg om gjeldende interne smittevernregler, regler for kontorbruk og vurderinger for kommende periode. Med et snitt på syv interne info-innlegg i måneden måtte vi ha noe som fanget oppmerksomheten, som viste utvikling og som var gjenkjennbart.  

I juli annonserte Oslo kommune at hjemmekontorpåbudet oppheves. Vi feiret med «velkommen tilbake»-bilde. Illustrasjon fra Jens K. Styve

Løsningen var å engasjere tegneserie-skaper Jens K. Styve som fast bidragsyter. Gjennom pandemien har han levert femten illustrasjoner hvor ideer er skapt sammen gjennom drodling av ideer med Jens som illustratør. Den mest brukte setningen har vært: «Tror du at du kunne illustrert at det kan bli krevende og…?». Jens har levert stilsikkert og vist hvorfor han er en av landets beste tegneserieskapere.

Om det har vært nødvendig med en egen «hustegner» skal jeg ikke si, men for vår organisasjon har illustrasjoner som er brukt i presentasjoner, Workplace-kommunikasjon og leder-kommunikasjon fungert svært godt.

Jeg tror på ingen måte vår kriseledelse har vært tegneserieaktig og jeg mener vi har gjort mye mer riktig enn feil underveis. Uansett har det vært en stor styrke å ha et skikkelig blikkfang og noe som med et skråblikk kan være støttende til skriftlig og muntlig kommunikasjonen over tid.

Gjør det du kan for å være i forkant

En kriseledelse må til enhver tid ha oversikt over konsekvenspotensialet i krisen. Det vil si tenke «hva om» og «i verste fall». Det må gjøres også over en pandemi som strekker seg over 16 måneder. Å ha en kjernegruppe i kriseledelsen som møtes ofte og som stadig utfordrer hverandre er viktig! Kriseledelsen og – staben har diskutert neste mulige hendelser, våre tiltak og våre posisjoner. Det har vært ekstremt nyttig. Særlig i en kriseledelse som har vart så lenge har det vært viktig å sikre at vi ikke glipper på store og små endringer i situasjonen.

Vi har endret litt på medlemmer av beredskapsstaben, men hatt en solid kjerne med HR, eiendom, kommunikasjon og virksomhetsstyring i ledelse og operativ gruppe. Hos oss har det fungert svært godt. I tillegg har vi hatt koordineringsgrupper med representanter for ulike deler av NHO-familien som i perioder har møttes flere ganger i uken. I andre perioder har «koronakoordineringsgruppen» møttes en til to ganger pr. måned.

For mange fungerer hjemmekontor med arbeidsro og effektive jobbdager godt, men undersøkelser viser at det ikke passer for alle. Illustrasjon: Jens K. Styve

Ta beslutninger

Kriseledelse handler om å ta valg basert på den kunnskap du har, de ressurser du besitter og de scenario du anser som mest sannsynlig. Ofte må du treffe valg på et begrenset beslutningsgrunnlag, men valgene må tas. Jeg er overbevist om at den beste beslutningen vi har tatt på 16 måneder var å sette krisestab 28. februar. Uten en slik beslutning hadde vi vært for sen inn i det meste våren 2020 og vi ville hatt en betydelig svakere tillit til vår kriseledelse og -kommunikasjon internt og eksternt.

Viruset bekjempes med avstand, håndsprit og vaksine. Men for NHO’ere også med tastatur og blyant. Illustrasjon Jens K. Styve

I sum er inntrykkene mange og erfaringene like tallrike som det har vært oppturer og nedturer gjennom pandemien. Det viktigste jeg sitter igjen med har jeg oppsummert i denne bloggteksten. Mye handler om strukturer, planer, systemer og organiserer. Samtidig er ledelse som ligge i forkant, som sikrer at organisasjonen samarbeider godt og som kommuniserer hyppig og systematisk kanskje det aller viktigste. Det er noe som må øves og utvikles over tid og ikke kan kjøpes eller hurtig innføres når krisen treffer. Ikke alt har vært perfekt, men mye har vært bra. Og som en god tegneserie har det vært både alvor og latter gjennom en lang beredskapsperiode.

Jeg håper det nå går mot slutten og vi snart kan oppløse beredskapsledelsen og -staben, men om vi igjen må stramme til får vi sende Jens K. Styve en ny melding og be om en ny tegning.

Hva med deg? Hva har du lært? Har du noen erfaringer å dele? Hva mener du har vært mest lærerikt under koronapandemien?

Om noen «falt bakover» har kolleger bak for å støtte. Illustrasjon Jens K. Styve

Jeg vil aldri glemme

Jeg vil aldri glemme følelsen av usikkerhet jeg hadde i mars og april for hvor hardt koronapandemien ville ramme oss. Jeg vil heller ikke glemme hvor krevende det har vært å omstille hodet til å tenke langt nok frem. Alle gangene vi har håpet at det var over til sommeren, kanskje til høstferien eller tenkt at det kanskje ble bedre over jul. Jeg vil heller ikke glemme den ukjente følelsen å starte dagen med å kjenne etter om formen er god. Alle de gangene jeg har tenkt på om «rusk i halsen» bare er rusk eller om det er bekreftelsen på at det usynlige viruset har kommet.

Tillit er vissheten om at «noen» fanger deg om du faller (Illustrasjon: Jens K. Styve)

Jeg vil aldri glemme hvor redd jeg har vært og er for mine nærmeste, de eldste i familien, for jobbene til venner og familie og for oss alle. Jeg vil heller aldri glemme hvor bekymret våre ungdommer har vært i møte med det ukjent: en utfordring vi ikke har kunne møte på sedvanlig vis: med litt tålmodighet, litt ekstra innsats eller litt ekstra god hjelp. Koronapandemien kommer vi garantert ikke til å glemme, og fortsatt står vi midt i det, men jeg tror det er viktig at vi også nå reflekterer over det vi har vært gjennom. Hva har vi lært? Hva forstår vi bedre? Hva kan vi gjøre bedre neste gang?

For meg står en fredag i april som det aller sterkeste minnet fra 2020 og noe jeg aldri skal glemme. Etter to sammenhengende uker på jobb med koronakrisen landet jeg i Tromsø en sen fredag. Vanligvis er husets ungdommer svært uinteressert i når jeg kommer hjem. Denne gangen satt hele familien samlet på kjøkkenet. Yngstemann på 16 var svært bekymret og eldstemann på 20 brøt isen: – Hvor tøft kommer dette til å bli pappa? Kommer vi til å greie oss? Kan du eller mamma miste jobben?

Den samtalen vi hadde rundt kjøkkenbordet den kvelden er blant de mest krevende, men også flotteste vi har hatt i vår familie. Troen på at det kommer til å gå bra, tryggheten i at det hjelper å holde sammen og vissheten om at vi har ansvarlige ledere ble sakte bygd opp hos våre yngste. Og jeg tror jammen det var godt for de to eldste også å få pratet gjennom dette. Før vi brøt opp kom det raskt fra Magnus på 16: Men hva med foreldrene til kompisene mine? Kommer de til å klare seg? Han ramset opp 10-12 kamerater og for første gang var han opptatt av hvem som arbeidet hvor, hvem som var deres arbeidsgiver og om selskapene var solide nok til å stå gjennom krisen.

I de ni månedene som har gått siden pandemien traff oss har vi opplevd en ledighet vi ikke har sett siden 20-tallet, en usikkerhet som vi ikke har opplevd siden krigen og et samhold som kommer frem kun i de tøffeste kriser. Vi har sett hvor viktig jobben er for oss. For de som har blitt ledig og permitterte har vi sett hva våre sikkerhetsnett betyr. For de som har måtte søke støtte og kompensasjonsordninger har vi sett hvor viktig det er at det jobbes raskt nok og at løsningene virker så snart som mulig. Vi har sett hvor viktig det er å jobbe sammen for å møte krisen, få frem varer, begrense smitte og få hjulene til å gå rundt. Vi må aldri glemme de ansatte som har gått på jobb, tatt personlig risiko og står i det gjennom krisen. Sykepleiere og leger på sykehus, de som utfører renholdsjobbene, vekterne, lastebilsjåføren eller de som sitter i kassa på Rema 1000. De som vi ikke ser i det daglige, de som vi plutselig så i vår og som vi ikke må glemme, men fortsette å se og si takk til også i tiden som kommer. Det er disse som gjør at samfunnet fungerer og at vi ikke enkeltvis eller som samfunn faller bunnløst bakover når en krise treffer oss.

Har du deltatt på et par jobbkurs har du garantert deltatt på tillitsøvelser hvor du med lukkede øyne skal falle bakover og la kolleger fange deg før du treffer gulvet. Slik øvelser kan vi nå la ligge noen år. De aller fleste av oss har kjent verdien av å ha et usynlig nettverk av venner, familie og kolleger som står bak oss enten vi står eller faller. Vi har også kjent verdien av arbeidsplassen, kommunen og landet som fanger oss opp om vi faller bakover. Jeg tror pandemien har gjort at flere har kjent verdien av tillit til hverandre og til storsamfunnet. Tillit til at fagfolk, politikere, arbeidsgivere og våre nærmeste ledere tar gode beslutninger på våre vegne og tilliten til at vi vil hverandre godt. Derfor hamstrer vi ikke, vi presser oss ikke frem i køa på teststasjonen og vi jobber hjemmefra når vi får beskjed. Når vaksinene nå kommer lurer vi ikke på om vi får vaksinene så fort som mulig og i den rekkefølgen som er best for oss alle. Vi har tillit til at det jobbes fort og godt og at det jobbes etter en plan som skal ivareta oss alle. Den tilliten er bygd opp over generasjoner og er vårt beste vern om vi faller bakover. Tilliten er ingen selvfølge, den må vi alle jobbe for å bevare og styrke. Vi gjør det gjennom å støtte hverandre, stå solidarisk sammen og gjennom å gjøre vårt beste i møte med utfordringene. Tillit er det som skal ta oss gjennom krisen. Det må vi aldri glemme!